Как управлять кафе удалённо: какие цифры смотреть владельцу

Владелец кафе на несколько дней уезжает в Алматы за оборудованием и вечером звонит администратору. Тот отвечает, что всё нормально, гостей много. Через неделю на ревизии не сходятся остатки, а выручка за те дни оказывается ниже обычной. Чтобы такие сюрпризы случались реже, одного звонка мало. Нужны цифры, которые можно открыть на телефоне в любой момент, где бы вы ни были. Ниже о том, на какие из них мы бы смотрели в первую очередь.

Каждое утро

Начинать день удобно с выручки за вчера и количества чеков. Если выручка упала, а чеков столько же, значит, снизился средний чек, и стоит разобраться почему. Полезно смотреть и продажи по часам. Они показывают, когда в зале пусто, а когда персонала не хватает, и помогают точнее составлять график смен. Сравнивайте не только со вчерашним днём, но и с тем же днём прошлой недели. Понедельник и пятница в кафе почти всегда выглядят по-разному, и без такого сравнения легко поднять тревогу на пустом месте.

Склад

Второе, что стоит проверять регулярно, это остатки ключевых продуктов. Мясо, молоко, кофе в зёрнах заканчиваются быстрее всего, и о нехватке лучше узнать за день, чем в разгар обеда. Если поставки вносятся сразу при приёмке, по остаткам видно и то, что приехало от поставщика и по какой цене. Когда цена на какой-то продукт растёт, это повод пересчитать себестоимость блюд, в которые он входит.

Команда

Статистика продаж по каждому официанту показывает, кто стабильно продаёт десерты и напитки, а кто только принимает заказ. Учёт рабочего времени здесь тоже пригодится, потому что зарплату за смены удобно считать по тем же данным, без отдельной тетради у администратора.

Отзывы гостей

Цифры не расскажут, что суп сегодня подали холодным. Поэтому стоит следить и за отзывами, будь то карты, соцсети или короткая форма после оплаты. Если о долгом ожидании пишут несколько гостей подряд, проблему лучше обсудить со сменой в тот же день.

Деньги за месяц

Раз в месяц стоит открыть отчёт о прибылях и убытках и движении денег. Высокая выручка ещё не значит, что кафе зарабатывает, и именно здесь видно, сколько остаётся после аренды, зарплат и закупок. Если какая-то статья расходов заметно выросла по сравнению с прошлым месяцем, с неё и стоит начать разговор с управляющим.

Что для этого нужно

Всё перечисленное работает, только если данные собираются в одном месте и обновляются сами. Например, надежная система учета для кафе с отчетами в реальном времени от Poster показывает продажи по часам и официантам, остатки на складе и финансовые отчёты, а владелец смотрит их в бесплатном приложении на телефоне. Касса продолжает работать даже при отключении света, а оплата передаётся на терминал Kaspi без ручного ввода суммы. Правда, отчёты будут точными только тогда, когда команда вовремя вносит поставки и списания, поэтому эту привычку стоит закрепить с первых дней.